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14 aprile 2014

Come organizzare la routine lavorativa: consigli per rendere di più


A volte quando parliamo di ordine, organizzazione del tempo sia a casa che al lavoro possiamo domandarci? Ma questo cosa c'entra con l'ecologia. Noi possiamo vedere l'ecologia come un semplice contatto uomo natura e basta, però esiste anche l'ecologia sociale ovvero sia il benessere dell'uomo nel suo ambiente.

Il rapporto con la natura è importante però l'essere umano è complesso e un lavoro insoddisfacente spesso reso impossibile per una mancanza di capacità organizzativa (quando il lavoro ci soffoca), o una casa perennemente disordinata ci porta allo stress e alla depressione, invece quando le cose scorrono in modo fluido (la casa funziona e la routine a lavoro pure) anche il nostro stato d'animo funziona. Inoltre se la vostra vita sia a casa che al lavoro è incasinata impiegate più tempo per realizzate tutto e quindi non si ha mai il tempo per dedicarsi allo sport o agli hobby, anzi ingrassiamo pure perché uno poi cerca compensazione con il cibo.

A volte noi (e questo a volte dipende anche da un fattore culturale) siamo più portati al "filosofeggiare" che al fare. Molti guardano il pragmatismo come una cosa banale rispetto alle attività più nobili come il pensare, però ragazzi diciamolo seriamente, filosofare sul''aria fritta e non mettere delle idee in pratica non porta da nessuna parte, ci vuole un po' di pragmatismo nella vita (un bel po') altrimenti ci ritroviamo in un buco nero dal quale non si esce più. La praticità rende la vita più facile e molte cose di risolvono da sole se si ha una buona routine per le nostre giornate.

Quindi mettendo in azione queste idee per il nostro ambiente di lavoro andiamo al sodo:

Inizio della giornata:



Andando al lavoro è importante iniziare a pensare la giornata e visualizzare più o meno i vostri progetti realizzati:  a quanti clienti potrò essere utile, quanti prodotti penso di vendere, un nuovo metodo creativo di vendita e via dicendo e quindi i risultati ottenuti. Questa visione aiuta a raggiungere un stato di positività e organizzazione alla nostra mente.

E' bene non distrarsi all'inizio del lavoro, un buondì e un caffè possono bastare per socializzare e iniziare la giornata lavorativa.

Verificate la vostra agenda giornaliera per osservare quali sono le chiamate/riunioni da fare e partecipare e quindi separate il materiale necessario e mettete a posto quello che non serve. Fatte un elenco veloce delle attività da svolgere in mattinata e verificate la posta elettronica.

Fatte una piccola pausa prima dell'orario di pranzo per prendere un po' d'aria, parlare con qualcuno o per sgranchire le gambe.

Organizzazione della postazione di lavoro:

Distribuzione in zone:

Zona 1: Archivio
Zona 2: scrivania, vaschetta porta documenti e cartelle di pendenze
Zona 3: Cassetti a sinistra
Zona 4: Cassetti a destra
Zona 5: Armadi.

Dedicare un tempo speciale ad una zona al giorno o alla settimana.

Il modo migliore per avere un luogo di lavoro pratico e agevole è quello di mantenere l'armadio (almeno quello personale) dietro alla vostra scrivania. Se voi e i vostri colleghi avete un solo armadio di uso comune è meglio metterlo in una zona in cui non ci siano mobili davanti, o al massimo un tavolo per appoggiare le cose.
E' bene mantenere la disposizione dei mobili seguendo una linea retta (che siano allineati in modo il più dritto possibile per dare un'idea di ordine e di praticità).

Routine giorno dopo giorno:

Seguire una routine aiuta ad organizzare la vita lavorativa, all'inizio può essere difficile adattarsi soprattutto se siete un po' abituati al caos e quindi vivete sempre immersi e soffocati dal lavoro. Se la giornata viene pianificata il lavoro scorre al meglio e anche la giornata sembrerà meno faticosa:

Ecco uno esempio:

Mattina di Lunedì dopo i lavori mattinali cercate di pensare alla vostra settimana per priorizzare le mete importanti e di come raggiungere gli obbiettivi, non è importante se gli appunti sono un po' una "bozza". Scrivete quello che viene in mente poiché è solo l'inizio dell'organizzazione vera e propria.

Martedì: "Svago" Pranzo magari con un(a) collega e magari portate una rosa alla vostra postazione. Mettete sul foglio le vostre idee per migliorare la qualità del lavoro e delle idee creative per migliorarlo o per la creazione di nuove tecniche/prodotti/servizi.

Mercoledì: Giornata Anti procrastinazione. Dovete fare quei lavori che avete ignorato e darli priorità. Finite le attività iniziate o quelle cosi noiose da non riuscirci mai a completarle.

Giovedì: Verificare se ci sono tutti i materiali necessari per la realizzazione dei vostri lavori: materiale di cancelleria, cartucce per stampante, risme, e altri

Venerdì: chiedete al personale delle pulizie (se non le fatte voi se magari se la vostra attività è individuale o una piccola attività di famiglia), di pulire bene l'ufficio cosi da trovarlo bello pulito di lunedì. Un ufficio pulito e ordinato stimola la produzione. Prendete una quindicina di minuti per guardate l'agenda della prossima settimana e elencate i lavori per ordine di priorità per avere un'idea sui lavori da svolgere nei prossimi giorni.

Se per caso ricevere tante telefonate fa parte del vostro lavoro e vi fa perdere tempo potete organizzare una "mappa" per le vostre chiamate nel senso che potete prendere un foglio in bianco e scrivere le domande/risposte standard per determinate chiamate in modo da non dover inventare al momento.

Ovvio che esistono diversi tipi di lavoro e questo passo passo è uno esempio da essere adattato alle singole realtà però il "succo" è sempre lo stesso: priorizzare, ordinare, mappare.

Se avete bisogno di consigli per migliorare la vostra vita lavorativa (quindi meno stress e più produttività), per aiutare ad avere un ambiente di lavoro pratico e ordinato e di conseguenza vedere il lavoro non come una pena ma come una cosa piacevole che fa parte delle nostre vite e non importa se è un lavoro umile o un lavoro da manager, potete leggere il libro di Suze Orman e la sua educazione finanziaria (e organizzativa).


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