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17 giugno 2014

7 passi importanti per avere una riunione di lavoro (e non solo) efficace e produttiva


Questi passi sono pensati per un ambiente lavorativo però con un legger adattamento potete usarli per organizzare le riunioni per la realizzazione di un progetto all'Università e anche le attività della vostra piccola azienda locala chiamata "famiglia".

Una perfetta riunione è quella che risparmia tempo, risorse, carta e altri materiali (uso ottimale degli istrumento elettronici), risorsa umana e lavoro.

Ecco il passo passo:



1) Identificare l'obbiettivo e la meta da raggiungere. Una riunione improvvisata e senza preparazione difficilmente porterà ad una soluzione utile e si rischia di cadere nella discussione inutile, malumore oppure sonno e di certo dovrà essere rifatta un'altra volta (spreco).

2) Preparazione ottimale: oltre a sapere quelle sia l'obbiettivo della riunione è importante che ogni partecipante sappia in anticipo e capisca il proprio ruolo e le informazioni che deve portare con sé. In questo modo si riducono i tempi e si evita di portare idee, informazioni e documenti inutili.

3) Preparare una mappa per fare con che la riunione segua un percorso ed un ordine specifico cosi le persone non si perdono ed evitano di trattare argomenti non rilevanti per raggiungere l'obbiettivo stabilito.

4) Riciclaggio delle idee e dei progetti: quante volte i gruppi fanno riunioni, arrivano a delle conclusioni e poi non mettono in pratica le idee. A volte piuttosto che iniziare tutto da capo sarebbe meglio riciclare le idee, documenti, routine, programmi ecc, aggiornandolo, snellendolo e semplificando il più possibile e per farlo potete contare con l'aiuto di tutti presenti in riunione. Pensate ai politici ad esempio: ognuno che entra inizia tutto da capo discutendo argomenti che sono già stati discussi e facendo leggi e progetti già esauriti in passato e il  risultato è lo spreco di tempo, soldi, carta, inchiostro ecc. Quindi prendete il materiale e le idee già esistenti e riciclatele.

5) Mantenere il controllo della riunione: invece di partire in quinta con tutti che parlano allo stesso tempo è meglio invitare le persone alla riflessione e magari farle organizzare le idee su un foglio di carta per poi esporle in modo ordinato evitando dunque lo spreco di tempo e possibili interruzioni, discussioni accese e caos.

6) Usare la tecnologia: skype per fare partecipare persone senza che queste debbano spostarsi (risparmio di tempo e benzina), usare le ferramenta di organizzazione di attività tipo Evernote, One note o Toodledo o tanti altri per condividere velocemente ed efficacemente le attività, i documenti e i promemoria importanti per il gruppo di lavoro, penna digitale per scrivere velocemente degli appunti sul computer da essere proiettati al momento e via dicendo.

7) Inviare via mail il risultato della riunione per fare con che tutti diventino operativi il prima possibile



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