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09 giugno 2014

Il metodo delle 5S per organizzare ed ottimizzare il proprio ambiente di lavoro.


Dai uno sguardo al tuo ambiente di lavoro, non importa se si tratta di un ufficio, un'officia meccanica, un tassi, un salone per parrucchieri....  A volte la routine o la mancanza di tempo ci fa diventare indifferenti su come è organizzato (o disordinato) il nostro ambiente di lavoro.

Molti dicono che un ambiente lavorativo disordinato è un segno del quanto gli impiegati lavorino (tanto lavoro = meno tempo per mantenerlo in ordine), e invece questo concetto non è solo datato ma è proprio sbagliato. Un ambiente ordinato incentiva le persone ad essere ordinate, disciplinate e produttive.

L'organizzazione degli ambiente di lavoro risparmiano tempo (le cose si trovano facilmente), è ecologico: si impara a usare le risorse nel modo giusto ed è incoraggiante.

Se avete problemi con l'organizzazione potete affidarvi della teoria de 5S ed ecco come funziona:




5S sono parole traslitterate che iniziano con la S e sono:  Seiri, Seiton, Seisõ, Seiketsu e Shitsuke che sono in pratica cinque passaggi cioè un metodo sistematico e ripetibile per l'ottimizzazione delle attività lavorative e della produzione. Questo metodo piuttosto minimalista è nato in Giappone dell'eliminazione di tutto ciò che è spreco (muda), l'obiettivo è quello di eliminare tutto ciò che non è strettamente funzionale all'attività svolta, indipendentemente dall'attività stessa. In poche parole: quello che non si usa

Seiri -  senso dell'utilizzo, si verifica quello che è realmente necessario per l'ambiente di lavoro (ferramenta, materiali, carte ecc), cioè tutto quello che effettivamente serve e non rimane per troppo tempo dentro agli armadi e scaffali. L'idea di base è l'organizzazione ma anche il senso del movimento cioè di fare girare gli oggetti già esistente per evitare di produrre/comprare/sprecare dei nuovi. Valido anche per gli uffici pubblici visto che i materiali comunque devono essere acquisiti con il soldi delle tasche dei cittadini.

Seiton - senso di organizzazione - enfasi all'organizzazione spaziale: archivio, cassetta degli attrezzi, scatole, cartelle ecc. Tenere tutto organizzato e non sparpagliati ovunque aiuta a migliorare il flusso del lavoro evitando movimenti non necessari.

Seisõ - senso di pulizia. In quasi tutti gli uffici esiste un'equipe che ci pensa alle pulizie però in alcuni  posti come ad esempio la cucina di un ristorante, salone di bellezza ecc di solito è un compito di tutti e deve essere fatto nel migliore dei modi.

Seiketsu - senso di "salute" dell'ambiente. E' metodico ma importante, consiste in standardizzare le pratica lavorative come ad esempio mantenere i materiali simili assieme: penne con penne, libri con libri, documenti nuovi con documenti nuovi, documenti antichi con documenti antichi....favorisce la salute fisica, mentale ed ambientale.

Shitsuke - senso de autodisciplina - serve per mantenere gli altri quattro S ed è necessario usare le regole: mettere a posto quello che hai finito di usare, pulire subito quello che hai sporcato ecc.

Uno esempio: se nel vostro ufficio esiste una grossa quantità di cancelleria che non viene mai usata perché magari non è utile il vostro lavoro come ad esempio dei cuscinetti per timbro però non avete nemmeno un timbro allora vuol dire che state accumulando un materiale per voi inutile, occupando spazio, occupando il proprio ambiente visti che quell'inchiostro dovrà essere smaltito ed sprecato, e sprecando soldi visto che il materiale costa e potrebbe essere dato a qualcun altro. Quindi in questo modo si infrangono le regole di utilizzo (seiri), di pulizia (seiso) perché non si riesce a pulire bene dove c'è accumulo.

Se la vostra azienda ha problemi di organizzazione provate a mettere in azione la filosofia de 5S.

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