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20 dicembre 2013

Metodo di Eisenhower per ordinare perfettamente documenti e fogli.







Per avere una casa e un ufficio in ordine dobbiamo metterci in testa che l'organizzazione e l'ordine sono un'abitudine, inoltre un ambiente pulito e ordinato ci stimola ad abbandonare il vizio di disordinare le cose. Il caos e la confusione invece non fa altro che richiamare altro caos.

Però se l'ambiente è già disordinato e non si sa da dove iniziare è necessario alzarsi le maniche ed iniziare, però se si ha un piano mentale (o anche scritto) è più semplice sbrigare il lavoro.

Esiste un metodo di lavoro usato da molti presidenti degli Stati Uniti chiamato la "regola di Eisenhower". Che vuol dire: butta via, delegare, risolvere e agire.

Nella pratica consiste in dividere un tavolo vuoto (o il pavimento) in 4 quadranti (zone), e si lavora in senso orario per sbarazzarsi di quello che non serve e ordinare quel che serve.

A cosa servono i quattro quadranti:


1 - Buttare

Mettere nella zona 1 tutto ciò che può essere gettato via, se la roba è tanta è meglio usare una grande scatola in cartone o una busta condominiale (di preferenza in bioplastica). Alcuni esempi di roba da buttare:

- Vecchi opuscoli di viaggio

- Vecchi giornali

- Cataloghi

- Appunti e materiale del liceo dell'università o del lavoro.

- cartoline di Natale o viaggio ecc

Sarete sorpresi dalla quantità di oggetti superflui.

2 - Delegare

Il secondo quadrante dovrebbe contenere tutto ciò che si può delegare ad altri. Includere tutti che passano attraverso la vostra mente: colleghi, familiari, staff.

3 - Risolvere

Nella terza zona, si mette tutto quello che serve e che deve essere messo a posto, e quindi risolto nei prossimi giorni (breve tempo). E' necessario essere chiari su che cosa farete con ii documenti e come sistemarli. Portare con se cartelle di plastico e di carta, buste e pennarello è molto utile per dare un'idea di come sistemare tutto . È molto rigorosa rispetto a questa cella.

4 - Agire

Ovvero sono quei documenti, magari dimenticati che portano ad un'azione. Ad esempio: una fattura o bolletta da pagare, una cosa che deve essere risolta subito per telefono, una azione richiesta da terzi ecc. Sono quelle cose che possono essere risolte con una telefonata o con altre azioni veloci in modo che quel documento possa essere buttato via immediatamente.


Leggi fondamentali del Metodo Eisenhower:

Il metodo funziona perfettamente, ma dal momento che osservare rigorosamente le seguenti regole:

a) Non creare una pila di documenti intermedie (da vedere dopo)

b) Guardare ogni foglio per capire la sua giusta destinazione

c) Non creare una quinta o sesta zona. 


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